近年、働き方改革やDX、テレワークが推進される中、経理部門でそれらがなかなか進まず課題を感じている企業は多いかと思います。
この記事では、経理業務を効率化するメリットを紹介しつつ、具体的なポイントを紹介します。
1.経理業務の効率化における課題
(1)業務の属人化
経理業務を少人数で行っている企業は非常に多くあります。
少人数の場合、担当者オリジナルのやり方で処理を行い、業務の属人化が進みがちです。
業務が属人化してしまうことで、異動や退職でメンバーが変わる度にやり方が変わったり、業務の停滞が起こりやすくなります。
(2)他部署が介入しづらい
経理業務には簿記や会計の専門知識が必要です。その分、他の部署からは経理部門特有の問題点や、担当者が抱えている課題がわかりづらいといえます。
経理業務の現状を把握し、改善するためには、経理担当者の内部からの声が必要不可欠です。
そのためには他部署からも分かるように業務の見える化に取り組みましょう。
(3)正確さを求められる分スピードが遅くなる
経理部門は企業のお金を管理する部署であり、一つのミスで会社に大きな損害を与える可能性もある重要な立場。仕事には正確さが求められます。
正確性を重視する分、作業のスピードはどうしても遅くなり、業務効率が低下していまいます。
2.経理業務を効率化するメリット
(1)社員の負担軽減
業務効率化最大のメリットは社員の負担軽減です。
経理業務には社内外との書類のやりとりやデータ入力などの煩雑な作業がつきもの。
これら煩雑な作業の負担を軽くすることで、経営分析などの重要業務に時間を割けるようになります。
(2)ミス、エラーの減少
経理は企業のお金を扱う部署のため、ちょっとしたミスも許されません。
データ入力や書類作成で数字の入力などの煩雑な作業を手作業で行っていれば、ミスが発生する可能性が高くなってしまいます。
そのため数字に関する部分の手作業を減らし、自動化できれば、ミスや作業負担を減らすことができます。
(3)コスト削減
経理部門にはルーティン業務が多くありますが、それらを効率化することは業務時間の短縮につながり、残業時間や人件費削減にも結びつきます。
また、書類のやりとりを電子化することで、用紙代や印刷代、郵送費も削減できます。
(4)経営判断スピードの加速
企業の収支状況や経営分析ための重要な役割を担うのが経理業務になります。
経理業務の効率化によって月次決算を早期化できれば、経営層は経営状況を示すデータを早く得ることで意思決定のスピードを加速させることができます。
3.経理業務を効率化するための準備
(1)経理業務を時系列で洗い出す
経理業務はルーティン化している業務が多いため、まずは経理担当者の1日の業務内容を時系列で箇条書きにします。
書き出す際は以下のようなレベル感でOKです。
- メールチェック
- 現金小口確認
- 預金管理
- 通帳記帳
- 取引伝票の起票と整理
- 経費精算処理
(2)経理業務を行動レベルで羅列する
箇条書きにした業務を今度は行動レベルに落とし込みます。
例えば「預金管理」の場合、行動レベルでは送金、振込、現金の引き出しと預け入れ売掛金の入金確認、通帳記帳といった具合に細かい行動から成り立っています。
こうすることで業務の可視化ができ、どこに問題点があるのか、どう改善すべきかが明確になります。
(3)ECRS（イクルス）の法則で経理業務を見直す
行動レベルまで洗い出しが済んだら、業務効率化の代表的なフレームワーク「ECRSの法則」で各業務を見直します。ECRSの法則は以下のような考え方で進めます。
E：Eliminate（排除）
無駄な資料や無駄なチェックなど、なくしても支障がない業務を取り除きます。
C：Combine（結合する）
類似する経理業務をまとめて一人に任せる、といったケースなどが当てはまります。
R：Rearrange（組み替える）
担当者の変更や業務フローの入れ替え、外部委託などで効率化につながるものはないか見直します。
S：Simplify（簡素化）
自動化や省力化、パターン化などで簡単にできないかを検討します。費用対効果が高いと判断できるならシステム導入も有効です。
4.経理業務で効率化できるポイント
(1)ペーパーレス化
手書き作業や紙での処理が多い経理業務のペーパーレス化は、効率化には欠かせません。
国も「電子帳簿保存法」によって、帳簿や書類などの電子データ保存を推進しています。
ペーパーレス化によって、書類の紛失を無くしたり、承認や押印の手間を削減したりと様々な効果を生みます。
印刷コストや書類保管スペースの削減にも繋がります。
【関連記事】電子帳簿保存法の基本と最新の内容をわかりやすく解説！
(2)会計書類のフォーマットの統一
経理部門では、各部署からから異なるフォーマットの書類や報告書を受け取ることがあります。
フォーマットが異なると確認作業に時間がかかるだけでなく、数字の入力ミスに繋がる恐れがあります。
経理関連書類のフォーマットは全社で統一することをおすすめします。
(3)アウトソーシング
記帳業務、決算処理、税務申告などの煩雑な経理業務は、外部の専門業者や税理士事務所にアウトソーシングするのも一つの手です。
経理の場合、繁忙期と閑散期がはっきりしているため、決算準備など人手がほしい時期のみ業務を委託する活用方法もあります。
(4)会計システムの導入
もし全ての経理業務をエクセルなどで行っている場合は、会計システムを導入することで大幅な効率化を実現できます。
クラウド型の会計システムなら、インターネットに接続できる環境さえあればどこからでもシステムを利用可能です。
データはクラウドサーバ上に保管されるため自社でバックアップを取る必要はありません。
また、常に最新バージョンを使えるため法規制への対応も容易かつ、他のクラウドサービスとの連携サービスも豊富です。
自社のセキュリティポリシー上、クラウド型の会計システムの利用が難しい場合は、オンプレミス型もあります。社内ネットワーク環境でのみ利用可能なので、セキュリティー面でも安心です。
またオンプレミス型の会計システムは、販売管理システムなど基幹システムとの連携でもメリットを発揮します。
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