電子帳簿保存法の一部義務化や、新型コロナウィルスの流行におけるリモートワークの増加によって、近年、より一層ペーパーレス化が求められるようになりました。
そこで今回は、経理業務におけるペーパーレス化について、メリットやデメリットを交えながら導入の方法をご紹介します。
1.経理業務がペーパーレス化しづらい理由
1.経理業務がペーパーレス化しづらい理由
これまで経理業務がペーパーレス化しづらい理由として、国税関係帳簿や書類は本来紙での保存が原則とされてきました。
そのため経理関係の帳簿や書類をペーパーレスで保存するためには、税務署長の事前承認や厳しい保存要件をクリアする必要があったのです。
しかし、2022年1月の法改正により要件が大きく緩和され、税務署長の事前承認が不要となり、タイムスタンプの付与も一定の条件のもとで必須ではなくなりました。
一方で、2024年1月からは、電子取引でやり取りした書類などについて、紙での保存が認められなくなります。
このように、時代の流れとともにペーパーレス化へのハードルが下がると同時に、ペーパーレス化が求められつつあるといえます。
2.経理業務をペーパーレス化する方法
経理業務をペーパーレス化する場合には、電子帳簿保存法の要件に従って行うようにしましょう。
なお、電子的に作成した帳簿や書類の保存、紙書類のスキャナ保存、電子取引における電子データの保存、のそれぞれで要件が異なります。
また、ペーパーレス化のためには今の経理業務を見直し、ITツールを活用し紙の書類を扱わない仕組みに変更する必要があります。
業務効率化やコスト削減などペーパーレス化を目指す目的によって、経理業務のどこを見直すのか、導入が必要なITツールは何か、をしっかり定めましょう。また1つの部署に範囲を限定して取り組むスモールスタートもポイントです。
3.経理業務をペーパーレス化するメリットとデメリット
経理業務のペーパーレス化においては、メリットとデメリットの両方があります。
(1)経理業務をペーパーレス化するメリット
経理業務をペーパーレス化するメリットは、主に業務の効率化、コストの削減、セキュリティの強化です。
紙に比べて書類のやり取りが早くでき、各種システムと連携することで自動で仕訳を入力できるほか、書類整理も不要で書類の検索も容易にできるため業務の効率が一段とアップします。
また、電子でやり取りをする場合、契約書や領収書の印紙が不要となり、郵送代もかかりません。もちろん、印刷するための用紙代やトナー代もかからず、書類の廃棄費用も不要となり、大きなコスト削減に繋がります。
さらに、電子データであれば盗難や紛失のリスクを減らし、書類に閲覧権限を設けられるので、セキュリティを強化することができます。
万が一に備えて、データのバックアップをとっておくことで、思わぬ災害から書類を守ることができるのもメリットの一つです。
(2)経理業務をペーパーレス化するデメリット
経理業務をペーパーレス化するデメリットは、ITツール導入にコストや手間がかかること、システム障害などの影響を受けることです。
特に、既存のシステム以外に新たにシステムを導入する場合には、導入のためのコストがかかります。
また、導入に際して、ペーパーレス化したときの業務フローを考え、それを実現するための初期設定も必要となります。
決定した業務フローやシステムの操作方法などは、各従業員へも周知や説明をしなければなりません。
さらに、これまで紙で保管していた書類もすべて電子化する場合には、相当な手間がかかるでしょう。
このように、導入して上手く運用されるようになれば、さまざまなメリットがあるものの、それまでにはある程度のコストや手間を考えておく必要があります。
このような場合に備えて、早めに対策を考えて余裕を持って進めていくことが大切です。
4.まとめ
これまで経理業務がペーパーレス化しづらかった理由として、厳しい保存要件のある電子帳簿保存法の存在がありました。
しかし、2022年1月の法改正により要件が大きく緩和され、さらには2024年1月から電子取引において電子データの保存が義務づけられるなど、より一層ペーパーレス化が求められつつあります。
ペーパーレス化を実現するにあたっては、メリットとデメリットの両方があるものの、デメリットの大半は導入時の一時的なものです。
導入時の負担をなるべく少なくし、なおかつ電子帳簿保存法に則った方法で業務の効率化を図るためには、ITツールの導入がおすすめです。
弊社の会計システム「SystemBox会計」は、一般社団法人日本データ通信協会（JIIMA）の認定を受けており、電子帳簿等保存に対応しています。また電子書庫サービスと連携できるため、スキャナ保存や電子取引を含め経理業務を電子帳簿保存法に対応することができます。
ペーパーレス化において、システムの導入を検討されている場合には、ぜひ一度ご相談ください。
