電子帳簿保存法は、1998年に施行されて以降、複数回の改正がされてきました。
その中でも、2022年1月の改正において、タイムスタンプの要件は大きく緩和されました。
あなたが知っている数年前の情報は、今や大きく変わっているかもしれません。
今回は、この最新情報についてご紹介します。
1.電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法は、法律で保存が義務づけられている帳簿や書類を、電子データで保存するときのルールなどを定めたものです。
この内容は、大きく以下の3つの区分に分けられます。
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電子帳簿等保存 |
会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿や書類をデータで保存 |
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スキャナ保存 |
紙で作成したり受け取ったりした書類を画像データで保存 |
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電子取引 |
メールでの書類の送受信や電子契約など、電子でやり取りした取引情報をデータで保存 |
タイムスタンプにおいて考える必要があるのは、この中の「スキャナ保存」「電子取引」についてです。
なお、全体的にルールが大きく緩和された、直近の2022年1月の改正については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【2022年1月改正】電子帳簿保存法の基本と最新の内容をわかりやすく解説！
2.タイムスタンプとは
電子帳簿保存法で定められた電子データ保存のルールの中に、タイムスタンプの付与があります。
これは、郵便物に押される消印のようなもので、電子文書がその時刻に存在し、またその時刻以降に改ざんされていないことを証明するものです。
具体的には、電子文書をハッシュ値という一定の長さのデータに置き換え、それに時刻情報をあわせたものがタイムスタンプです。
電子文書のハッシュ値への置き換えは、電子文書の作成者が行い、それを時刻認証業務認定事業者（Time-Stamping Authority。以下、TSA）へ送付し、それをもとに時刻認証業務認定事業者（TSA）がタイムスタンプを発行します。
その後、電子文書とあわせて保存し、電子文書が改ざんされていないことを証明したいときには、電子文書とタイムスタンプのハッシュ値が同じかどうかで確認します。
3.タイムスタンプの導入方法
タイムスタンプを導入する方法には、時刻認証業務認定事業者（TSA）との直接契約や、クラウドサービスの導入などがあります。
このクラウドサービスとは、ASP事業者とよばれるアプリケーション・サービス・プロバイダが企業などに提供している、タイムスタンプを付与できる機能がついたシステムです。
しかし、このようなサービスの中には、電子帳簿保存法で必要とされる要件を満たしていないものもあります。
電子帳簿保存法では、一般財団法人日本データ通信協会が認定した認定タイムスタンプが必要です。
クラウドサービスやソフトウェアが、このような要件を満たしているかどうかについては、一般財団法人日本データ通信協会の登録マークがあるかどうかで判断すると良いでしょう。
なお、導入する際の費用については従量制と定額制があり、従量制の多くは1スタンプが約10円です。
定額制では、さまざまな機能がついていたり、会計ソフトとの連携ができたりするものもあります。
したがって、費用の大小だけで判断するのではなく、利用の頻度や必要な機能なども考慮して検討する必要があります。
また、無料で利用できる場合には、電子帳簿保存法に対応した認定タイムスタンプかどうかも確認しておきましょう。
4.タイムスタンプが不要な場合もある
タイムスタンプは、電子帳簿保存法で規定されている中の、「スキャナ保存」「電子取引」において必要となります。
しかし、どちらも必ず必要というわけではなく、一定の条件を満たす場合には不要です。
以下に、その要件をまとめています。
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タイムスタンプの要件 |
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スキャナ保存 |
書類受け取り後、以下のいずれかの期限内に、一般社団法人日本データ通信協会が認定するタイムスタンプを一の入力単位ごとに付与する 【早期入力方式】…重要書類、一般書類ともに選択可 書類受け取り後、おおむね7営業日以内に入力 【業務処理サイクル方式】…重要書類、一般書類ともに選択可 書類受け取り後、最長2か月＋おおむね7営業日（67日）以内に入力 ※書類の受け取りから入力までの処理規定が必要 【適時入力方式】…一般書類のみ選択可 適時に入力 ※書類の電磁的記録の作成や保存の事務処理手続きと、この責任者を定めた書類の備えつけが必要 ただし、電子データの訂正削除をした場合に、これらの事実及び内容を確認することができるクラウドシステム等で、入力期間内にその事実と内容を確認することができる時は、タイムスタンプは不要 |
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電子取引 |
以下の①～④のいずれかを行う ①タイムスタンプを付与した後に、取引情報をやり取りする ②取引情報をやり取りした後、もしくはその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、すみやかにタイムスタンプを付与し、さらに保存者か監督者の情報を確認できるようにする ③記録の削除や訂正をした場合に、その事実とその内容が確認できるか、記録の削除や訂正ができないシステムで、取引情報のやり取りや保存をする ④正当な理由なく削除や訂正がされることを防ぐための事務処理規定を定め、それに沿って運用する |
5.まとめ
タイムスタンプは、時刻認証業務認定事業者（TSA）から発行され、電子文書がその時刻に存在し、またその時刻以降に改ざんされていないことを証明するものです。
電子帳簿保存法においては、2022年1月の改正により要件が大きく緩和され、期限内に記録を入力したことが確かめられる場合などは不要となりました。
なお、タイムスタンプを導入する場合には、利用するサービスが電子帳簿保存法に対応しているかを確認するようにしましょう。
弊社の「SystemBox会計」は、一般社団法人日本データ通信協会（JIIMA）の認定を受け、電子帳簿保存法に対応しています。
電子帳簿保存法に沿った運用をお考えの方は、ぜひ一度ご相談ください。
