会社経営にとって必要不可欠な「予実管理」。
企業の予算と実績を比較し、どれだけ達成できたか、達成するために何が足りないかなどを把握するためのものです。
この記事では、予実管理に関わる経理担当者向けに、予実管理の基本や手順、うまく予実管理を進める方法をまとめました。
1.予実管理とは
「予実」は予算と実績の略であり、予実管理は「自社の予算と実績を比較し、達成状況を管理すること」を指します。
予算と実績に大きな乖離がないか、軌道修正の必要はないかを把握し、企業の意思決定の材料として活用します。
2.予実管理の目的
予実管理の目的として「経営目標達成に向けた課題の見える化」が挙げられます。
経営目標達成のためには、設定した予算や売上目標に対し、実際の数値がどの程度到達しているのかを把握し、未達の場合は改善策を計画・実行する必要があります。
予実管理をおこなうことで自社のどこに課題があるのか明確になり、目標達成のための行動をスピーディーにおこなうことができるのです。
3.予実管理のやり方（手順）
(1)予算の設定
まずはベースとなる予算目標を設定します。
全社で利益を上げることを前提に、各部門や個人が「今の実力より少し高めの現実的な目標」を設定するようにします。
同業他社の成長率や実績から大きく外れていないことも重要です。
(2)月次決算
予算と実績の差をこまめに確認するため、予実管理は毎月おこなうようにします。
年次ではなく月次で管理することで、乖離が生じた際も早めの対処が可能になります。
(3)予算と実績を確認・課題を分析
予算と実績にギャップが発生しており、特に「実績が売上目標に到達していない」といった場合には、ギャップを埋めるための対策が必要です。
例えば、自社で最も売上に貢献している商品やサービスが何なのか、どういった取り組みが売上に繋がっているのかを明確化し、そちらにリソースを割くといった方法が効果的です。
(4)対策を立てて実行、PDCAを回していく
いくつか対策を練ったら、優先順位をつけて実行に移しましょう。
翌月の実績にどう変化が生じるかを確認し、効果があったものは継続する、効果がなかったり実績の数値が下回ってしまったものは中止し別の方法を模索する、など追加の対応をおこないながらPDCAサイクルを回していきます。
予実管理のここまでの流れを毎月繰り返すことによって、自社の強みや弱みを洗い出しつつ、経営目標達成に近づけていくことができます。
4.予実管理をうまく進めるポイント
(1)適切な目標を設定
容易に達成できる低めの予算設定や、見栄を張った高めの予算設定をしてしまうと、せっかくの予実管理もあまり意味をなさなくなってしまいます。
過去の実績を踏まえた「達成できるかできないかギリギリ」の予算設定を行うことで、自社の強みや弱みを把握しやすい土壌を整えましょう。
(2)細かい数字にこだわりすぎない
予実管理がうまくいかない企業に多いのが、予算設定や分析時に細かい数字にこだわりすぎて息切れしてしまうパターンです。
設定した予算の中でも特に達成すべき項目はどれなのか優先順位をつける、どの程度乖離が出たら対策を考えるかあらかじめ決めておく、などのルールを設定しておくことで、予実管理を効率よくおこなうようにしましょう。
(3)数値はリアルタイムで把握する
企業が置かれている状況は常に変化しており、予実管理で扱うデータにも新鮮さとスピードが求められます。
たとえば管理会計システムなどを活用することで、実績をリアルタイムで集計・グラフ化し、全社で情報共有することが可能になります。
(4)共通費用の配賦を正しく行う
直接部門の売上や直接部門の費用などは把握しやすいですが、予実管理を行う上で見落としがちなのが、会社全体でかかる経費である共通部門の共通費用の最適な配賦です。
これらを正しく直接部門に配賦することで、予実管理の精度が向上します。
(5)予算と実績の乖離は原因を究明する
予実管理の肝とも言えるのが、数値が乖離した原因の究明です。
予算と実績に差異が発生していることは、何らかの原因が企業の成長を妨げていることを意味します。
乖離の原因が何なのか実績データから検証し、対応策を実施していきましょう。
経営活動に合わせた予実管理が「SystemBox会計」で可能
株式会社NTCが開発・提供する「SystemBox会計」では目的に応じた複数の予算種類を保持することが出来ます。
また、共通費用の配賦に関しては「配賦管理オプション」を使用することで、効率的かつ正確に配賦することが出来ます。
さらに、会計期間／会計単位に依存しない経費予算管理のためのプロジェクト予算の設定も可能です。
これらは各種損益計算書の予算実績対比レポートに反映され、目標予算実現のための有効な管理資料として活用できます。
自社の予実管理についてお悩みの方、まずは一度ご相談ください。
